“Nos nouveaux terminaux point de vente AURES sont plus rapides et plus efficaces. C’est un atout pour notre personnel en caisse. Nous nous appuyons sur la société « Greenhouse Business Systems » pour exploiter au mieux nos équipements POS et nos plateformes logicielles”.
Velu Balasubranamian, Directeur des Services Commerciaux de l’Union des Etudiants de l’Université de Plymouth (UPSU) en Grande-Bretagne.
Le Client
L’Union des Etudiants de l’Université de Plymouth (UPSU) est un organisme caritatif indépendant dont la mission et le rôle économique sont très larges. Représentant de nombreux étudiants parmi les 18 000 que compte l’Université, elle facilite leur implication à tous les niveaux, héberge des clubs sportifs et des associations, gère les infrastructures sportives du campus. En plus des opportunités de bénévolat et des conseils qu’elle propose, l’Union gère également les animations sur le campus, une boutique, les hébergements – et enfin les services de restauration et les bars.
Avec un chiffre d’affaires annuel de 5,5 millions de livres sterling, l’UPSU emploie 80 salariés permanents auxquels s’ajoutent les 250 étudiants occasionnels. L’Union est gérée par les étudiants selon un processus démocratique. La plupart de ses administrateurs sont des représentants officiels élus au sein de la communauté étudiante ; ce sont eux qui prennent toutes les grandes décisions.
L’organisation rigoureuse de l’UPSU lui ont valu de nombreuses récompenses, dont le Gold Award de “Investors in People”.
Le défi
Les infrastructures commerciales de l’UPSU incluent le restaurant Quarterdeck, le Pasty Shed, le Night Club Costa Lounge, trois bars – ainsi qu’une boutique proposant alimentation, boissons, vêtements et articles divers.
De plus, le bureau qui assure la gestion des hébergements génère également des recettes. Chaque entité (centre de profit) possède son propre responsable, en charge de la partie commerciale, des fonctions de back-office et de toute la gestion, incluant comptabilité et reporting.
Si l’Université fournit l’infrastructure informatique centrale, c’est au Directeur des Services Commerciaux, M. Velu Balasubranamian – et de son équipe – de gérer la partie solutions logicielles et matérielles spécifique à chaque entité.
“Nos besoins sont spécifiques” déclare-t-il. “Nous avons quatre types de points de vente et les solutions et systèmes TPV dont ils sont équipés servent un éventail d’opérations considérable.”
Les Avantages
- Les services spécialisés de support, assurés par la société Greenhouse Business Systems, offrent une performance optimale ;
- Les plateformes logicielles complètes de Fidelity permettent aux responsables de piloter les fonctions de front et de back-office ;
- Les nouveaux terminaux tactiles SANGO et YUNO d’AURES sont rapides et fiables, adaptés aux besoins de toutes les unités ;
- Les écrans clairs et intuitifs assurent un service d’une grande rapidité, des volumes de transactions élevés et s’accompagnent d’un moindre stress pour le personnel (ce qui est important dans les périodes de pointe dans les bars et le nightclub, par exemple) ;
Les packages Software / Hardware / Services retenu par l’UPSU illustrent la diversité de son portefeuille d’activités et contribue à la rentabilité générale de l’établissement.
La Solution
Avant l’arrivée de Velu Balasubranamian il y a trois ans, l’UPSU avait sélectionné une solution logicielle complète signée Fidelity, afin de répondre à ses besoins Retail et Back-office.
Greenhouse Business Systems fut retenu pour les services d’installation et de support (logiciels, équipements et infrastructures) et reste aujourd’hui un partenaire privilégié. Son dirigeant et propriétaire, Richard Veevers, gère l’UPSU depuis 10 ans maintenant. Il met en place toutes les formations du personnel et fournit un service de support hors pair, tant téléphonique que sur site.
À sa nomination, Velu Balasubranamian procéda immédiatement à un état des lieux et au passage en revue des matériels, logiciels et services existants.
“J’étais disposé à maintenir notre partenariat avec Greenhouse car il était très important pour notre organisation de pouvoir compter sur des partenaires capables de comprendre notre type d’activité en nous offrant toute la flexibilité nécessaire ; les équipes de Richard ont toujours répondu favorablement à tous ces critères, avec la garantie d’un bon rapport qualité-prix et d’une connaissance approfondie de l’ensemble de nos métiers et de nos opérations.
Le software de Fidelity nous apporte toutes les fonctionnalités nécessaires. Les différentes plateformes couvrent l’ensemble de nos pôles d’activité, assurent la traçabilité des produits et facilitent le contrôle des ventes et des stocks. Grâce à elles, nos responsables sont au courant de tout”.
L’ensemble des fonctions Comptabilité et Reporting sont également pilotées via la solution Fidelity. La gestion quotidienne des ventes, les analyses par produit, les statistiques de ventes, la gestion des promotions et des agendas saisonniers ne sont que quelques-unes des nombreuses applications que nos personnels utilisent dans l’exercice de leurs fonctions.
Les terminaux point de vente ont fait partie de « l’état des lieux » souhaité par Velu Balasubranamian.
Il fut évident que nous devions renouveler une partie de nos TPV. Si quelques-uns étaient assez récents, nos bars et points de restauration fonctionnaient à partir de matériels dépassés, trop encombrants et aux fonctionnalités parfois obsolètes.
Aujourd’hui, 80 % des terminaux de notre parc sont des nouveaux modèles AURES, ce qui représente un total de 24 systèmes POS ; seulement 20 % des TPV doivent encore bénéficier d’une remise à niveau.
Juste avant mon arrivée, quatre nouveaux terminaux SANGO d’AURES avaient été installés dans notre nightclub. Ils fonctionnaient très bien et avaient un look tendance. Il semblait donc logique d’acquérir d’autres TPV du même nom.
Des terminaux YUNO ont également complété ces déploiements. Nos nouveaux matériels sont plus rapides et plus efficaces. C’est un énorme avantage pour nos salariés ».
M. Balasubranamian de poursuivre : « Nos nouveaux matériels POS devaient être très simples d’utilisation, y compris par des étudiants. Il est important pour nous d’employer ces derniers ; mais comme ils travaillent à temps partiel et occasionnellement, l’aspect formation peut être lourd à gérer.
Nos systèmes POS doivent donc être bien intégrés et très intuitifs ; c’est le cas des TPV AURES, que nos salariés adorent, tant sur le plan des fonctionnalités qu’au niveau du look et de la modernité.
Au Nightclub tout particulièrement, nous avions besoin de systèmes EPOS qui tournent sans le moindre accroc. Les nouveaux écrans AURES sont hyper réactifs, personnalisés, avec des touches tactiles prédéfinies par article et des menus sur mesure configurés en fonction de nos besoins. Nous sommes désormais parés pour un service non-stop, idéal lorsqu’il y a foule au bar et qu’il faut traiter un grand nombre d’opérations simultanément ».
Il ajoute que les nouveaux terminaux sont montés sur mât dans les bars : « Non seulement, cela facilite leur utilisation et libère de l’espace, mais cela les protège aussi contre les risques liés aux chocs ou aux boissons renversées».
L’installation de terminaux de paiement Verifone sur tous les terminaux point de vente contribue également à la rapidité du service et à la réduction des files d’attente. La possibilité d’utiliser des cartes de crédit, y compris sans contact, est idéale pour le magasin et les bars où la plupart des dépenses sont assez peu élevés.
“Auparavant, il arrivait que certaines transactions se bloquent ; il nous fallait déplacer les clients et les files d’attente vers d’autres caisses. Nous ne rencontrons plus jamais ce type de difficulté car les nouveaux terminaux AURES sont plus rapides car beaucoup plus fiables.”
“L’implication de Richard Veevers et de ses équipes est essentielle pour nous” conclut Velu Balasubranamian.
“Qu’il s’agisse d’aider les responsables Retail, VAE ou Restauration sur le format des rapports, de passer du temps sur site avec eux (y compris la nuit lors des gros évènements comme les soirées et les bals des étudiants), ses compétences techniques, sa flexibilité et son expertise du secteur nous inspirent une très grande confiance”.
