Les différentes options qui se présentent lors du choix d’un système POS pour les entreprises du secteur CHR sont multiples ; certaines caractéristiques vont être essentielles pour la gestion du quotidien, tandis que d’autres sembleront secondaires. Les terminaux point de vente modernes ne font pas que gérer les opérations de caisse ; ils permettent aujourd’hui bien plus que cela. Trouver la bonne combinaison entre choix du matériel et des logiciels vous aidera à optimiser l’efficacité de votre solution POS.
Voici les 5 facteurs qui nous paraissent les plus importants dans la sélection d’une solution POS pour un établissement hôtelier ou un restaurant.
Le Prix
Le coût sera probablement un facteur important, quel que soit votre type d’entreprise. Heureusement, nombre de systèmes POS actuels restent abordables, même dans le cas d’une TPE.
Il est également vital de savoir qu’il s’agit là d’un investissement ; même si votre nouveau système EPOS nécessite un apport initial qui vous parait élevé, il vous permettra probablement d’économiser des milliers d’euros sur le moyen et le long terme.
Le prix ne peut cependant pas être le seul critère. Recherchez d’abord les propositions tarifaires les plus simples et les plus claires possibles.
Si vous décidez d’accepter une offre contractuelle et de payer des frais mensuels, assurez-vous qu’ils comprennent le support client complet et les mises à jour du système. À un moment donné au cours de la vie de vos systèmes EPOS, vous devrez inévitablement faire appel à un support technique ; avoir la garantie d’une assistance technique 24h/24 et 7j/7 est indispensable pour éviter des pertes de recettes dues à des défaillances ou des pannes.
La facilité d’utilisation
Un nouveau système POS devra être intuitif et facile à utiliser, même pour vos nouveaux employés et les plus novices. Les terminaux point de vente actuels sont le fruit de décennies de travail en matière d’ajustements et de développement afin d’en faciliter la prise en main et l’ergonomie.
La formation sur des systèmes modernes ne devra prendre que quelques minutes, au lieu de plusieurs heures il y a quelques années. Dès le premier jour de l’installation de votre nouveau matériel, le faire fonctionner ne doit pas être un problème.
Un système simple d’utilisation sera plus efficace pour la bonne gestion de la clientèle et de la file d’attente. Qu’il s’agisse d’installer les clients à leur table au restaurant ou de diviser la note entre un nombre de convives, vous serez en droit d’exiger que chaque étape du processus se déroule le plus harmonieusement possible. Les terminaux POS de dernière génération peuvent facilement s’interfacer avec les Mobile POS et des tablettes, rendant les transactions possibles directement à la table des clients.
La résistance aux environnements difficiles
Les environnements parfois très difficiles des CHR peuvent produire des ravages sur les systèmes informatiques s’ils n’ont pas été conçus pour y faire face. Des doigts graisseux, des liquides projetés et renversés et des résidus de nourriture peuvent rapidement affecter votre système POS.
Faites particulièrement attention en choisissant des matériels destinés à être installés directement dans les cuisines car ils seront exposés régulièrement à des températures élevées, à la vapeur de la cuisson et à de nombreuses nuisances en rapport avec les aliments, les miettes et les poussières de toutes sortes. Privilégiez des systèmes POS professionnels conçus et adaptés pour supporter ce type d’environnements. Il existe aujourd’hui de nombreux modèles très esthétiques qui correspondent à ces besoins, comme le terminal YUNO d’AURES par exemple.
Reporting
Outre la gestion de l’encaissement, les systèmes POS modernes offrent un large éventail de fonctionnalités supplémentaires pour des gérants ou des responsables d’établissements.
Préférez des solutions capables de vous assister dans la gestion de vos stocks et de votre personnel et aptes à générer par exemple des opérations de reporting (identification des produits les plus vendus et automatisation des nouvelles commandes auprès des fournisseurs pour le maintien de stocks appropriés par exemple).
Un système POS adapté vous permettra également de superviser vos opérations et votre chiffre d’affaires à tout moment, même à distance, en utilisant par exemple votre tablette ou votre smartphone lorsque vous n’êtes pas sur place.
Customisation
Votre système doit être adapté non seulement à votre secteur au sens large mais il doit également intégrer les spécificités de votre entreprise ; citons par exemple :
- les préférences culinaires de vos clients
- la gestion des tables
- la facturation fractionnée (additions partagées)
- les modifications de menus au dernier moment (non prévues)
- la mise en place d’opérations promotionnelles spécifiques
- la gestion des réservations ou des commandes en ligne
L’évolutivité et la pérennité est un dernier facteur important à prendre en compte lors de la personnalisation de votre ou de vos systèmes ; votre parc informatique POS pourra-t-il croître au fur et à mesure que votre business se développera ? Quels changements seront alors nécessaires lorsque vous souhaiterez ajouter de nouveaux postes de travail ou de prise de commandes dans votre enseigne ?