„Die neuen EPOS-Terminals von AURES sind schneller und effizienter – für unsere Mitarbeiter ein Riesenvorteil! Wir vertrauen auf das Unternehmen Greenhouse Business Systems, das aus unserer Hardware und Software das Beste herausholt.”
Velu Balasubranamian, Leiter Kommerzielle Dienstleistungen
Der Kunde
Die Studierendenvereinigung der Universität von Plymouth (UPSU) ist eine unabhängige, eingetragene gemeinnützige Organisation mit einem umfangreichen Aufgabengebiet und einer breitgefächerten kommerziellen Tätigkeit. Die Vereinigung, die darum bemüht ist, alle 18.000 Studierenden der Universität zu vertreten, fördert Beteiligung auf allen Ebenen, organisiert Sportklubs und Vereine und verwaltet auf dem Campus die Sportanlagen. Neben Möglichkeiten für ehrenamtliche Tätigkeiten bietet die Vereinigung unabhängige Beratung und Unterhaltung auf dem Campus, führt einen Laden und kümmert sich um Unterkünfte, Verpflegung und Bars.
Die von den Studierenden selbst geleitete und demokratisch organisierte UPSU verzeichnet heute einen Jahresumsatz von 5,5 Millionen GBP und beschäftigt 80 Festangestellte und 250 freie studentische Mitarbeiter. Die Mehrheit der Verantwortlichen sind gewählte studentische Beauftragte, und alle wichtigen Entscheidungen werden von den Studierenden getroffen. Die hohen Standards der Vereinigung haben ihr eine Reihe von Auszeichnungen eingebracht, darunter die „Gold“-Auszeichnung von „Inverstors in People“.
Die Herausforderung
Zu den Geschäften der UPSU gehören Restaurants, ein Nachtclub, Bars sowie ein Geschäft für Lebensmittel, Getränke, Kleider und Sonstiges. Weitere Einnahmen werden durch die Vermietung von Unterkünften generiert. Jedes Geschäft hat einen eigenen Geschäftsführer, der für die Verkaufstransaktionen und die Back-Office-Funktionen, einschließlich Produktmanagement, Buchhaltung und Berichterstattung, zuständig ist.
Während die Universität die zentrale IT-Infrastruktur bereitstellt, fallen die Software-Lösungen und die Hardware, die diese Geschäfte benötigen, in den Aufgabenbereich des Leiters Kommerzielle Dienstleistungen, Velu Balasubranamian, und seines Teams. „Unsere Anforderungen unterscheiden sich von jenen rein kommerzieller Unternehmen“, erklärt er. „Wir haben vier Arten von Geschäften, und in allen kommen für zahlreiche Abläufe EPOS-Systeme zum Einsatz.”
Die Vorteile in Kürze
· Spezialisierte Support-Dienstleistungen von Greenhouse Business Systems.
· Umfassende Software-Lösungen von Fidelity ermöglichen den Geschäftsführern die Lenkung von Front- und Back-Office-Funktionen.
· Neue SANGO– und YUNO-Touchscreen-Terminals von AURES bieten in allen Geschäften eine schnelle und zuverlässige EPOS-Leistung.
· Klare, intuitive Bildschirme gewährleisten einen schnellen Service, hohe Transaktionsvolumen und entspannte Mitarbeiter, was insbesondere zu Stoßzeiten in den Bars oder im Nachtclub wertvoll ist.
· Die Zusammenstellung der Software, Hardware und Dienstleistungen der UPSU spiegelt ihren vielseitigen Geschäftsmix wider und trägt zur Rentabilität ihrer Geschäftstätigkeit bei.
Die Lösung
Bevor Velu Balasubranamian vor drei Jahren seine Stelle antrat, hatte sich die UPSU für eine umfassende Software-Lösung von Fidelity entschieden. Für Installations- und Support-Services (Software, Hardware und Infrastruktur) hatte man das Unternehmen Greenhouse Business Systems ausgewählt, das auch weiterhin der bevorzugte Partner bleibt. Dessen Inhaber, Richard Veevers, kümmert sich mit Schulungen und Support nun schon seit 10 Jahren um die UPSU.
Gleich nach seinem Stellenantritt führte Velu Balasubranamian eine Prüfung von Hardware, Software und Dienstleistungen durch. „Ich wollte unsere Partnerschaft mit Greenhouse unbedingt aufrechterhalten. Es ist uns sehr wichtig, jemanden zu haben, der unser Geschäft versteht und flexibel ist. Richard Veevers erfüllt diesen Anspruch rundum. Er bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und ist bestens mit unseren Abläufen vertraut.”
Die Software von Fidelity bietet weiterhin die erforderliche Funktionalität. „Sie kommt in all unseren Bereichen zum Einsatz, ermöglicht die Nachverfolgung von Produkten und erleichtert es den Geschäftsführern, Verkäufe und Lagerbestände zu prüfen. Zwar wird Fidelity nicht für den Einkauf verwendet, doch sobald ein Produkt bei uns ankommt, werden unsere Systeme aktualisiert und das Produkt wird bis zum Verkauf begleitet.”
Die gesamte Buchhaltung und Berichterstattung erfolgt ebenfalls mithilfe von Fidelity-Lösungen. Die Mitarbeiter stützen sich auf Berichte zu Tagesumsatz, Produktanalysen, durchschnittlichen Verkaufstransaktionen, Sonderangeboten, Zeitplanung und vielem mehr.
Auch die EPOS-Hardware wurde von Velu Balasubranamian geprüft: „Es war klar, dass wir einige der Terminals auswechseln mussten. Dazu gehörten alte, klobige Modelle, die in einem veralteten Umfeld betrieben wurden. Wir begannen ein stufenweises Projekt zur Ersetzung der alten Terminals durch neuere Geräte.“
Heute sind 80 % der Terminals der UPSU – insgesamt 24 – neue Modelle von AURES, wobei nur 20 % noch ein Upgrade benötigen. Bei der Auswahl neuer Modelle fiel die Entscheidung leicht: „Kurz vor meinem Stellenantritt wurden in unserem Nachtclub vier neue SANGO-Terminals von AURES installiert, die sehr effizient waren und trendig aussahen. Somit war es sinnvoll, noch mehr SANGOs anzuschaffen.“
Seither hat die UPSU weitere SANGOs sowie einige YUNOs gekauft. „Unsere neue Hardware ist schneller und effizienter – für unsere Mitarbeiter ein Riesenvorteil!“
Velu Balasubranamian erklärt: „Die neue Hardware musste äußerst benutzerfreundlich und für die Studierenden einfach zu bedienen sein. Es ist uns wichtig, Studierende einzustellen, doch da diese nur in Teilzeit bei uns arbeiten, bleibt wenig Zeit für Schulungen. Unsere Systeme müssen integriert und
selbsterklärend sein. Bei den AURES-Terminals muss man keine Transaktionswerte eingeben. Die Mitarbeiter wie auch unsere studentischen Gäste sind vom Aussehen und der Funktionsweise der Geräte begeistert.”
„Insbesondere im Nachtclub brauchten wir ein cleveres System. Die neuen Bildschirme mit maßgeschneidertem Layout reagieren sehr schnell, die Tasten sind nach Artikeln vordefiniert, und die Menüs entsprechen genau unseren Bedürfnissen. So ausgestattet können wir Getränke nun sehr schnell servieren.“ Velu Balasubranamian fügt hinzu, dass die neuen Terminals in den Bars auf Säulen angebracht sind. Dies erleichtert nicht nur die Benutzung, sondern schützt die Geräte auch vor Schlägen und verschütteten Getränken.
Zum raschen Service und zur Vermeidung langer Warteschlangen trägt auch die Installation der elektrischen Zahlungssysteme von Verifone auf allen Terminals bei. Die Möglichkeit, Chip- und PIN-Karten – auch zur kontaktlosen Zahlung – zu verwenden, ist ideal für Läden und Bars, wo nur kleine Beträge gezahlt werden.
„Früher stürzte das System manchmal inmitten einer Transaktion ab, und wir mussten die Kunden an einer anderen Kasse bedienen. Dieses Problem haben wir nicht mehr. Unsere neuen Terminals sind schneller und zuverlässiger.”
„Das Engagement von Richard Veevers ist für uns von grundlegender Bedeutung“, stellt Herr Balasubranamian abschließend fest. „Mit seinem technischen Know-how, seiner Flexibilität und seiner Branchenerfahrung hat er unser vollständiges Vertrauen.“
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Greenhouse Business Systems
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